Los cambios que se producen en el Balance cuando vendemos vamos a verlos complicando un poco más el ejemplo de la lección anterior. Imaginemos que antes de que le hayamos pagado al proveedor vendemos en servicio de reparación de un móvil a un cliente por el precio de 65.000 EUROS. y que este cliente conviene con nosotros en que nos pagará la semana que viene. ¿Cómo tendríamos el Balance justo después de facturar la reparación del móvil a nuestro cliente y antes de cobrarlo? Veamos.

En esta nueva situación del Balance nos aparece una cuenta de cliente con un saldo de 65.000 EUROS., justamente el dinero que el cliente nos debe. Cómo venimos diciendo todos los derechos de una empresa aparecerían en el Activo y así ha ocurrido. La empresa es dueña de un derecho de cobro de 65.000 a un cliente que se lo debe (es como si le hubiésemos prestado ese dinero, en realidad es eso lo que hemos hecho). Por tanto el saldo de la cuenta de clientes aparecerá en el Activo, hasta que el cliente salde su deuda.

Por otra parte, en el Pasivo, se mantiene nuestra deuda con el proveedor por valor de 50.000 EUROS., hasta que le paguemos.

A su vez la PyG ha aumentado con la venta de 65.000 y de tener pérdidas hemos pasado a tener beneficios (en realidad, ahora la cuenta de PyG tiene saldo negativo).

Los Cambios en el Balance cuando vendemos siempre van a suponer un aumento de los beneficios, como hemos podido comprobar.

Los cambios que se producen en el Balance cuando compramos vamos a verlos siguiendo con nuestra empresa ejemplo “Reparaciones Galindo S.L.”. Imaginemos que contrata con un proveedor el diseño de una tarjeta de visita para dar a conocer su negocio y que este proveedor le presenta una factura por esos trabajos de 50.000 EUROS. a pagar dentro de un mes. De momento no hay impuestos de nunguna clase, como el IVA. ¿Cómo sería el Balance de “Reparaciones Galindo S.L.” nada más recibir la factura de las tarjetas de visita? Tenga en cuanta que las tarjetas de visita las compramos, pero que de momento no vamos a pagarlas.

La nueva cuenta del proveedor con saldo negativo de 50.000 EUROS está en el pasivo pues es algo que la empresa le debe a un tercero, se trata de una deuda, se trata de alguien que tiene un derecho sobre el activo de la empresa. Recuerde, como vimos en la lección anterior que a efectos de representación a las cuentas de pasivo, normalmente tienen saldo negativo, se les cambia el signo, aparecen como positivas: sólo es para que quede más bonito, pero siempre vea las cuentas del pasivo con el saldo igual a la cifra que ve representada en el Balance cambiada de signo.

Por otro lado, aparece una nueva cuenta que es la de Pérdidas y Ganancias, también conocida como “Resultados”. En esta cuenta se van reflejando, como su propio nombre indica las pérdidas y las ganancias de la empresa. En nuestro ejemplo, resulta evidente que en este momento la empresa “ha perdido” 50.000 EUROS. Sólo ha tenido un gasto por esa cantidad, sin ingreso alguno. El saldo de la cuenta, tal y como hemos quedado es positivo en la cantidad de 50.000 EUROS. Es decir que cuando el saldo de la PyG es positivo se trata de perdidas (no se líe). PyG es una cuenta de pasivo, luego al representarla en nuestro Balance debemos cambiarle el signo. Parece lioso pero no lo es tanto, haga un esfuerzo en este punto, es importante.

Como habrá ya advertido entre los cambios que se producen en el Balance cuando compramos no esta un cambio en la regla de cuadre ACTIO=PASIVO, pues siempre es así, sino estaría mal. Observe como el total Pasivo no ha cambiado y sigue siendo de 1.000.000 €. Solamente nos ha bajado el capital neto en la pérdida y por la misma cuantía el proveedor se convierte en un nuevo acreedor para la empresa, en alguien con derechos sobre los activos. Realmente el proveedor no tiene capacidad de decisión, no es propietario, pero en caso de liquidación de la compañía tiene prioridad para cobrar su deuda cuando se liquiden los activos, por delante de los propios dueños de la empresa.

El Balance es una fotografía (por tanto, es la situación en un momento dado) de la situación financiera o económica de una empresa.

No todo lo que tiene una empresa pertenece a los dueños, pues puede tener cosas que “deba”, por ejemplo, a un banco, que, aunque “son” del dueño, digamos que “se le deben” a quien lo ha prestado. Pensamos en un proveedor al que compramos un ordenador, pero que no le hemos pagado aún. El ordenador es de la empresa, no obstante, la empresa también tiene una deuda.

Si pensamos en un imaginario negocio de reparación de teléfonos Móviles que ha creado el Sr. Galindo, llamado «Reparaciones Galindo S.L.”, inicialmente, nada más crear la empresa, el Sr. Galindo puso de su dinero particular 1.000.000 EUROS. que ingreso en una cuenta en el banco. El Balance de la empresa en este primer instante sería:

(1) En el ACTIVO aparecen la relación de bienes (dinero, inmuebles, terrenos, máquinas y demás derechos) que tiene la empresa, y de los que es propietaria. En este caso tiene el dinero que aporto su dueño en el banco.

(2) En el PASIVO se indican los que tienen derechos sobre los ACTIVOS de la empresa. Son lo que han prestado dinero a la empresa, en este caso sólo aparece el CAPITAL, que es la aportación inicial al negocio.

Esta simple exposición constituye El Balance de la Empresa. Obviamente la cosa se irá complicando, pero el concepto siempre será el mismo. A la Izquierda los bienes y derechos (El Activo) y a la Derecha los dueños de esos derechos (El Pasivo).

En lo que acabamos de ver sobre el Balance ha surgido un nuevo concepto muy importante en Contabilidad. Este concepto es el de Cuenta. Para nosotros, una Cuenta es una agrupación de partidas en el Activo o en el Pasivo. Así, decimos que “Banco” es una cuenta y que su saldo es de 1.000.000 EUROS. Sí, el saldo es lo que suman las partidas agrupadas en la cuenta. Se puede tener una cuenta para cada banco o una cuenta conjunta de todos los bancos, cuyo saldo reflejaría la suma de los saldos de todas las cuentas de cada uno de los bancos. A la cuenta que agrupa a otras cuentas se la denomina “Cuenta Superior” y a las cuentas agrupadas se las denomina “Subcuentas”. Además, como habrá adivinado, pueden existir múltiples niveles, por ejemplo, puedo tener una cuenta por cada banco, una cuenta superior que agrupe a los bancos por países, y una cuenta superior a todas ellas que agrupe a todos los bancos. Se complica y se organiza según nos interese.

En nuestro ejemplo, tenemos también la cuenta de pasivo “Capital”, con un saldo de 1.000.000 EUROS.

Como también habrá observado el Balance siempre esta cuadrado, esto es, el Activo debe ser igual al Pasivo. Significa que en todo momento los Activos, tienen su correspondiente “dueño” reflejado en el Pasivo, como no podía ser de otra manera. Y con el objeto de que, por convenio, la suma de todos los saldos de todas las cuentas de un Balance sume cero (ratificando así que el activo es igual al pasivo), se conviene que el saldo de las cuentas de activo es positivo y el saldo de las cuentas de pasivo es negativo.

Así, en nuestro ejemplo, la cuenta del banco tiene saldo positivo de 1.000.000 EUROS., mientras que la cuenta de pasivo tiene un saldo negativo de 1.000.000 EUROS. (así su suma es cero). Cuando el balance se representa a dos columnas, como en el ejemplo de la figura, activo y pasivo por separado, se le cambia el signo a las cuentas de pasivo, por una simple razón de presentación, digamos de estética. No le dé muchas vueltas y no se haga líos, es simplemente como se lo hemos contado, sin más complicaciones. De todas formas no se preocupe pues ira cogiendo soltura en estas cuestiones a medida que avancemos.

En la siguiente lección de este curso de Contabilidad Teórica, veremos los cambios que se producen en el Balance, cuando efectuamos un gasto.